Fråga om gallring
Publicerad
Fråga
Får man gallra uppgifter om en person i ett systemregister gällande en typ av insats som upphört och trots att personen idag har en annan typ av insats under samma nämnd?
Svar
Varken lagtext eller kommentarer anger att förekomsten av en ny eller pågående insats inom samma nämnd i sig skjuter upp gallringen av uppgifter om en tidigare insats. Följande förutsättningar ska vara uppfyllda för att gallring ska ske;
- uppgifterna om den tidigare insatsen behövs inte längre för den pågående handläggningen, och
- gallringsreglerna i 16 kap. 1 § SoL iakttas, dvs. fem år efter upphörandet av den tidigare insatsen för registret, och fem år efter sista anteckning i den berörda personakten, med den inbördes spärren (personakten får inte gallras före registret).
Det finns alltså inte något generellt krav på att ”hålla kvar alla uppgifter” bara för att personen fortfarande har någon annan insats hos samma nämnd. Frågan blir i stället om uppgifterna om den tidigare insatsen fortfarande behövs som underlag i den pågående ärendehandläggningen. Om de behövs, kan det finnas sakliga skäl att inte gallra dem ännu, men det är då en bedömning inom ramen för arkiv- och verksamhetsansvaret, inte ett lagstadgat förbud mot gallring.
Vissa uppgifter som undantas från gallring bl.a.:
- Handlingar som rör barns placeringar i familjehem, HVB, stödboende m.m. ska undantas från gallring hos socialnämnden (16 kap. 2 § SoL, som kommenteras i anslutning till 17 kap. 4 § SoL). I enskild verksamhet ska sådana handlingar överlämnas till nämnden för bevarande när gallringsskyldigheten annars inträder.
- Handlingar ska undantas från gallring i ett representativt urval av kommuner och personer av hänsyn till forskningens behov (16 kap. 4 § och 17 kap. 5 § SoL).
Om uppgifterna om den tidigare insatsen faller in under dessa undantag (t.ex. barnplacering), får de alltså inte gallras även om insatsen upphört och även om personen har andra insatser.
(Gallringsbestämmelserna i SoL utgör dessutom den rättsliga ram som begränsar rätten till radering enligt artikel 17 GDPR. Radering kan inte krävas innan gallringsfristen enligt SoL löpt ut, se Kammarrättens i Jönköping mål nr 1492-19).