Upphandling och samspelet mellan krav, upphandlingsprinciper och effektivitet

2025-02-10

När en upphandlande myndighet har ett behov av en vara, tjänst eller entreprenad behöver som bekant en upphandling ske. För att möjliggöra att målen med upphandlingen nås krävs olika former av expertis. Kunskapen och deltagandet från dem som arbetar ute i den skarpa verksamheten är avgörande för att relevanta krav ska kunna ställas i en upphandling. Detta i princip oavsett vad upphandlingen gäller.

För att säkerställa att reglerna för hur själva upphandlingen ska bedrivas krävs vidare en person som är väl bevandrad och erfaren i fråga om lagen om offentlig upphandling (LOU eller annan upphandlingslagstiftning som är tillämplig), det vill säga en upphandlare. Vanligt är att upphandlaren lär sig de övergripande dragen för de upphandlingar som den brukar arbeta med, även om upphandlarens roll som lagens väktare torde vara den avgörande.

Utöver det finns ett ytterligare element som är vanligt förekommande i rollen som upphandlare, nämligen process- eller projektledarskapet.

Utmaningar i upphandlingsarbetet

Om man någon gång på något sätt har deltagit i arbetet med en upphandling, har man sannolikt fått erfara en viss tröghet. Att ta fram krav som är relevanta för målet med upphandlingen och som samtidigt är förenliga med upphandlingsreglerna och tillhörande rättspraxis är inte enkelt, särskilt inte på ett effektivt sätt.

Arbetet kräver ett mått tålamod samt flertalet avvägningar för att säkerställa att de krav som ställs följer lagen och samtidigt säkerställer att upphandlande myndigheten kan köpa en ändamålsenlig vara eller tjänst. I värsta fall uppstår rena konflikter där fokus plötsligt faller på interna relationer, istället för det faktiska upphandlingsföremålet, vilket i sin tur riskerar leda till att tidplanen för upphandlingen spricker eller att arbetet inte resulterar i ändamålsenliga krav.

Effektivisering av upphandlingsprocessen

Kort sagt kan man konstatera att var och en som deltar i arbetet med en upphandling är betydelsefulla och avgörande för dess genomförande. Frågan är hur upphandlingsprocessen kan ske effektivt och samtidigt möjliggöra ett kvalitetssäkrat och relevant innehåll som slutligen också är förenligt med gällande rätt.

Givetvis finns det sätt att skapa förutsättningar för en rättssäker, ändamålsenlig och effektiv upphandlingsprocess. Det är också något som vi på Ek Juridik har mångårig erfarenhet av och kan anlitas som stöd för.

Exempel på tillvägagångssätt

• Upprätta tydliga anvisningar för vilken verksamhet som ska göra vad, vilken funktion som ska ansvara för att en viss uppgift sker samt kompetensutveckla de olika verksamheterna med kunskap om hur upphandlingsprocessen fungerar.
• Säkerställ att uppföljning av befintligt ramavtal eller kontrakt görs under den faktiska giltighetstiden och ta in det i den nya upphandlingsprocessen som start. Ett sådant arbete bör vara gjort före den nya upphandlingen påbörjas i syfte att omhänderta eventuella brister och behov från tidigare kontrakt/ramavtal.
• Avvägningen mellan att för många får vara med att tycka i förhållande till att viktiga inspel inte tas upp.Säkerställ istället att varje verksamhetsområde måste göra sin analys i förväg.
• Tillämpa remissförfarande under en begränsad tid till i förväg utpekade funktioner.

Rättsligt stöd vid upphandling

Utöver stöd och konsultarbete i faktiska upphandlingar kan vi också agera ombud i processer rörande överprövning av upphandling samt upphandlingsskadeavgift.